[書摘] 與時間有約：全方位資源管理

過去的時間管理系統，大多是用行事曆、便條紙、筆記本等工具來幫助我們更有效率，企圖在同樣的時間內做更多的事情。這些時間管理系統短期內似乎有所幫助，但最後，我們還是陷入時間不夠的痛苦輪迴裡，WHY?



作者認為過去這些系統的問題在只講求”效率”，重視急迫性而非重要性，最終的目標多是功成名就，忽略家庭及人際關係的重要，所以無法創造出高品質的生活。

解決之道是了解時間管理有其限制，我們需要的其實是一個羅盤來引領我們人生的方向，不是斤斤計較花了多少時間、做了多少件事。只要朝著羅盤指針前行，無論快慢，我們都是朝著想要真正有意義的目標移動，才能過真正想要的生活。
      

	急迫	不急迫
重要	I 緊急狀況 迫切的問題 要在期限內完成的工作、會議、計畫	II 準備工作 預防措施 價值觀的澄清 長期規劃 建立人際關係 必要的休閒 增進自己能力
不重要	III 干擾、電話 某些EMAIL 、報告 不重要的會議 許多迫在眉睫的急事 符合別人期望的事	IV 浪費時間的事 瞎掰閒聊 過多的電視、網路 逃避現實的活動

         

本書的時間管理系統，首先得區分「要事」跟「急事」，再將工作分成上圖的四個象限。一般人常把時間花在I及III象限，忙得焦頭爛額後，不得不把最終的精力花在 IV象限以獲得短暫的放鬆，惡性循環的結果是身心靈的空虛與折損。

I、II象限都很重要，只有 III常常騙走我們的時間，我們要盡量學習看清楚何者是真正重要的工作，把時間從 III挪到 II、並避免浪費在 IV上面。

做好每周規劃
學會上述原則之後，我們要每周花30分鐘來規劃下星期的活動，擺脫過去以日為單位的做法，過更有架構的生活。

步驟如下:
步驟1: 與使命連結

• 首先思考下列問題來寫下你的使命宣言。了解你想要甚麼，才能做計畫。
• 寫下3-4個最重要的事?
• 人生意義何在?你希望成為甚麼? 完成甚麼? 你的長期目標?
• 你最重要的人際關係?你一生希望有的貢獻? 如果你快死了，你想做甚麼?

步驟2: 認清角色

• 每個人都身兼數職，寫下你人生中扮演的各種角色 (七個以內)，例如: 母親/姐姐/家長會長/業務/業餘高爾夫球員/義工

步驟3: 設定目標

• 請思考在我扮演的角色裡，下周可以做哪件最重要的事情以產生最大的效果。
• 每一周時間有限，最好把範圍限定在1-2個最重要的目標就好，也不要把每個角色都設定目標
• 目標寫好後思考下列問題:
• 如果我在下星期完成這些目標會有甚麼結果?
• 我對自己的生活會有甚麼不同的感受?如果我只完成部分目標，結果又如何?
• 會對我的人生產生積極的影響嗎?
• 如果我持續每周這麼做，會有甚麼結果，會比現在過得更好嗎?

步驟4: 做好周計畫

• 設定目標後，接著便可將重要的事情優先放進周行事曆中，然後再安排其他事項。
• 安排周行事曆時可採用「30/10法則」：
• 每周花30分鐘將重要的事情填入行事曆中，再安排其他次要的事項。
• 每天花10分鐘安排隔天的重要事情。
• 排計劃時要留白。
• 寫完後思考，對這樣一個禮拜的生活的想法?

步驟5: 實踐
每天第一件事是花時間檢討今日行程，安排事情的先後順序，記得把最重要的事標示出來

步驟6: 評估
組織->行動->評估，不斷重複以上步驟，好讓我們看清"抉擇"與"行為"交互的結果，以從中學習跟進步。

在每次做下周計畫前，檢討上周成果，問自己：

• 我達成了甚麼目標?是甚麼力量幫助我達成這些目標? 哪些沒有達成? 為什麼?
• 我遇到哪些挑戰? 我如何克服? 整體而言我學到甚麼?
• 我是否太專注於這些目標而忽略了甚麼機會? 我如何使不同的目標/角色間產生互補?

每月/每季進行評估，問自己：

• 我在目標的設定與達成上，有哪些成功/失敗的特定模式?
• 我所設定的目標是否實際且富挑戰性?
• 什麼因素使我一直無法達成目標? 哪邊可以再改進?
• 我是否引發自己或別人不實際的預期? 如何修正?

如何設定有用的一周目標?

1. 以良知為驅策力
2. 一周目標通常屬於第二象限 (重要但不急迫的事情)
3. 一周目標反映個人的基本需求跟能力
4. 一周目標必須是個人最關切的事務，且在個人可影響的範圍內
5. 目標代表著個人的決心和專注力，小心不要消耗了你的誠信帳戶

延伸閱讀：第3選擇


First Things First：TO LIVE, TO LOVE, TO LEARN, TO LEAVE A LEGACY
作者：Stephen R. Covey，A. Roger Merill，Rebecca R. Merill
出版社：天下文化